Формування Товарної і Податкової Накладних¶
Зміст:
Вступ¶
Дана інструкція описує порядок формування Товарної накладної і Податкової накладної на web-платформі.
Важливо
Увага! Для коректного формування документів ТН и ПН, необхідно заповнити Товарний довідник. Ви можете подивитися Інструкцію щодо заповнення довідника.
Примітка
Увага! Завершеним ланцюжком документообігу з мережею, є відправлена Товарна накладна, з коректним статусом, плюс створена на підставі Товарної накладної і зареєстрована Податкова накладна.
Товарна накладна¶
Перед початком роботи з Товарною накладною и Податковою накладною необхідно заповнити всі реквізити компанії, ПІБ підписанта, а також дані ДПІ, в яку будуть відправлятися Податкові Накладні.
Заповнення реквізитів компанії¶
Далі, перейдіть в розділ «Налаштування» (у правому верхньому куті):
Натисніть на закладку «Мої компанії» і виберыть GLN, з якого відбуватиметься відправка документів.
У формі заповніть поля обов’язкові для заповнення (відзначені червоною зірочкою * ).
Важливо
Зверніть увагу! Реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.
Методи створення Товарної накладної¶
Створити Товарну накладну можливо трьома способами:
Через меню «Створити» вибрати Товарну накладну
На підставі Замовлення (ORDER)
На підставі Повідомлення про прийом (RECADV)
Рекомендується формувати комплект документів **Товарна накладна + Податкова накладна*, на підставі Повідомлення про прийом (RECADV).*
Нижче наведено приклад формування Товарної накладної на підставі Повідомлення про прийом (RECADV).
Для формирования документа комплекта документов, необходимо перейти в раздел “Входящие”.
Для зручності, відфільтруйте документи за «прочитаними», виберіть потрібну мережу і вкажіть тип документа «Повідомлення про прийом».
Відкрити документ «Повідомлення про прийом» і натиснути кнопку «Сформувати», потім вибрати зі списку документ «Товарна накладна + Податкова накладна».
Заповнення документа Товарна накладна¶
Першим сформованим документом буде Товарна накладна. У відкритому документі, необхідно заповнити обов’язкові дані, позначені червоною зірочкою *, в кожному з блоків.
При перевірці внесених даних за товарними позиціями необхідно впевнитись, що обов’язково заповнене поле код УКТ ЗЕД. У разі, якщо поле не заповнено або заповнено некоректно, при збереженні документа буде виведено повідомлення, як на зображенні нижче:
Для того, щоб поле з кодом УКТ ЗЕД за товарними позиціями при формуванні документа Товарна Накладна заповнювалось автоматично, необхідно перевірити коректність заповнення даних в Товарному довіднику.
Підписання документа Товарна Накладна¶
Після збереження документа, його необхідно підписати Електронно-Цифровим підписом (ЕЦП).
Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтеся завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку «Зчитати ключі».
Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний файл.
Види файлів електронно-цифрового підпису¶
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:
Директор «DS»
Бухгалтер «BS»
Співробітник «SS»
Печатка «S»
Шифрування «C»
Універсальний ключ печатки і шифрування «U»
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секрентних ключів мають розширення .jks:
Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секрентних ключів мають найменування Key-6.dat:
Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключі”
При коректному зчитуванні ключів, в блоці “ЕЦП” з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку “Підписати”.
Після підписання натисніть на кнопку “Відправити”.
Статуси по Товарній накладній¶
Після відправки відповідних документів, торговельна мережа обробляє їх і надає їм статуси. Статуси відображаються в розділі «Відправлені», навпроти кожного документа.
«Документ переданий партнеру» - товарна накладна коректна.
«Документ переданий на ящик партнера» - товарна накладна коректна.
«Правильний канал не знайдено. Немає з’єднання з партнером» - в товарній накладній зазначений некоректний GLN одержувача і покупця.
«Помилка конвертації на вихідний формат» - є помилка у формі заповнення товарної накладної. Деякі поля були не заповнені або заповнені некоректно.
У разі виникнення подібної помилки прохання звертатися за адресою ел. пошти support@edi-n.com
Приклад коректного статусу:
Приклад некоректного статусу:
Податкова накладна¶
Після формування і відправки Товарної накладної, форма Податкової накладної відкриється автоматично.
Дані в документі будуть заповнені автоматично на підставі Товарної накладної. У Податковій накладній необхідно заповнити порядковий номер.
Після заповнення всіх даних, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити аналогічно Товарній накладній.
Документ буде доставлений на сервер ЄРПН і перевірений органом Державної Податкової Інспекції.
Статус реєстрації Податкової накладної¶
Після перевірки документа органом Державної Податкової Інспекції, йому буде присвоєно статус.
На коректний документ надійде статус «Зареєстровано в ЄРПН і відправлено покупцеві».
На некоректний документ надійде статус «Помилка при реєстрації в ЄРПН».
Щоб перевірити причину відмови в реєстрації Податкової накладної, необхідно зайти в відправлений документ і розшифрувати Квитанцію №1 відправлену органом ДПІ.
Для цього дочекайтеся завантаження даних в блоці «Квитанція №1» і натисніть кнопку «Зчитати».
Якщо раніше, ключі ЕЦП не були налаштовані, для розшифровки квитанції необхідно налаштувати ключ «Шифрування».
Розшифрований документ можливо зберегти у форматі .PDF, завантажити в форматі .RPL або відобразити на платформі. Текст причини відмови в реєстрації Податкової накладної вказано в блоці «Виявлені помилки».
Після аналізу помилок, сформуйте документ повторно і відправте ще раз.
Формування Товарної і Податкової накладної, через функціонал «Створити документ»¶
У разі, якщо від торгової мережі відсутній документ «Повідомлення про прийом», Товарну накладну необхідно сформувати самостійно через меню «Створити».
Додавання товарних позицій¶
З випадаючого списку, виберіть документ «Товарна накладна». В сформованому документі всі реквізити необхідно ввести вручну, на підставі паперових документів.
Після внесення реквізитів в документ, потрібно ввести товарні позиції. Для цього натисніть кнопку «Додати позицію».
У формі, що з’явилася, заповніть всі обов’язкові поля, позначені червоною зірочкою *. Після внесення даних збережіть зміни.
Зверніть увагу, що для того, щоб поле «код УКТ ЗЕД» при виборі товарної позиції заповнювалось автоматично, дані необхідно заповнити в Товарному довіднику.
Після додавання всіх товарних позицій, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити в торговельну мережу.
Ця процедура, аналогічна пункту «Підписання документа Товарна Накладна» даної інструкції.
Формування Податкової накладної¶
Перейдіть в розділ «Відправлені», знайдіть і відкрийте раніше відправлену «Товарну накладну»..
У відкритому документі натисніть кнопку «Сформувати», потім виберіть зі списку документ «Податкова накладна».
Дані в документі будуть заповнені автоматично на підставі «Товарної накладної». У «Податковій накладній» необхідно заповнити порядковий номер.
Після додавання всіх товарних позицій, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити в торговельну мережу.
Ця процедура, аналогічна пункту «Підписання документа Товарна Накладна» даної інструкції.
Служба Технічної Підтримки¶
edi-n.com
+38 (044) 359-01-12